Branża gastronomiczna to jeden z najbardziej wymagających sektorów pod względem podatkowym. Dynamika pracy, ogromna liczba mikropłatności oraz konieczność stosowania różnych stawek VAT sprawiają, że o pomyłkę nietrudno. W 2026 roku, kiedy udział dostaw zewnętrznych (tzw. delivery) w przychodach restauracji często przekracza 50%, tradycyjne podejście do księgowości to za mało.
Błędne przypisanie stawki VAT do napoju lub niewłaściwe rozliczenie prowizji dla platform typu UberEats, Pyszne.pl czy Wolt może skutkować wieloletnimi zaległościami podatkowymi. W niniejszym artykule analizujemy 5 kluczowych zasad, które pozwolą Ci bezpiecznie prowadzić biznes gastronomiczny.
1. Matryca stawek VAT - 5%, 8% czy 23%?
Właściwe przypisanie stawki VAT to fundament. W gastronomii mamy do czynienia z tzw. usługą restauracyjną (8%) oraz dostawą towarów (często 5% w przypadku gotowych posiłków). Jednak największe pułapki kryją się w wyjątkach.
Usługi gastronomiczne (8%)
Standardowa stawka na gotowe posiłki serwowane na miejscu oraz większość dań na wynos to 8%. Dotyczy to zarówno dań obiadowych, pizz, jak i sałatek. Fiskus przyjmuje, że przygotowanie posiłku jest usługą, która ma przynieść gotowy do spożycia produkt.
Produkty o stawce 23% - o nich zapominasz najczęściej
Istnieje grupa produktów, które bez względu na to, czy są częścią zestawu, czy nie, zawsze podlegają stawce 23%. Są to przede wszystkim:
- Napoje gazowane i niektóre soki owocowe (z niską zawartością soku).
- Kawa i herbata (nawet jeśli podawane są z mlekiem czy syropem).
- Woda mineralna butelkowana.
- Wyroby tytoniowe i alkohol (co jest oczywiste, ale warto przypomnieć).
- Ekskluzywne owoce morza: Homary, ośmiornice, krewetki, małże, ostrygi oraz kawior. Nawet jeśli są one jedynie składnikiem dania (np. makaronu z owocami morza), cała potrawa musi zostać opodatkowana stawką 23%.
Przykład: Jeśli sprzedajesz "Zestaw Dnia" składający się z burgera, frytek i coli, na paragonie powinieneś rozbić te pozycje. Burger i frytki mogą korzystać ze stawki 8% (lub 5% przy dostawie w specyficznych warunkach), ale cola musi być opodatkowana stawką 23%. Stosowanie stawki 8% na cały zestaw jest jednym z najczęstszych błędów wykrywanych podczas kontroli skarbowych.
2. Dowóz jedzenia - transport czy element usługi?
Rozliczanie kosztów dostawy to temat, który budzi wiele kontrowersji. Jeśli pobierasz od klienta opłatę za dowóz (np. 10 zł), musisz wiedzieć, jaką stawkę VAT do niej przypisać.
Zasada świadczenia pomocniczego
W prawie podatkowym obowiązuje zasada, że świadczenie pomocnicze (transport) dzieli los świadczenia głównego (posiłek). Jeśli klient zamawia pizzę (8% VAT), to koszt jej dostarczenia również powinien być opodatkowany stawką 8%.
Uwaga na 23%: Jeśli jednak klient zamówiłby wyłącznie produkty objęte stawką 23% (np. 5 zgrzewek coli w dostawie), to usługa transportowa również powinna zostać opodatkowana stawką 23%. W praktyce restauracyjnej, gdzie dominuje jedzenie, najczęściej stosuje się stawkę 8% na dowóz, ale wymaga to precyzyjnego ustawienia systemu POS. Przy tak skomplikowanych rozliczeniach niezbędne jest biuro rachunkowe specjalizujące się w gastronomii, które zweryfikuje Twoje raporty miesięczne.
3. Prowizje aplikacji (UberEats, Wolt, Glovo) - pułapka importu usług
Współpraca z platformami dostawczymi to nie tylko wygoda, to skomplikowany proces rozliczeniowy. Większość tych firm ma siedziby poza Polską (np. w Holandii), co oznacza, że restaurator staje się importerem usług.
Mechanizm odwrotnego obciążenia (Reverse Charge)
Platforma wystawia Ci fakturę za prowizję (np. 30% wartości zamówień) bez podatku VAT (stawka „np”). Jako restaurator masz obowiązek:
- Naliczyć polski podatek VAT (23%) od tej prowizji.
- Jednocześnie odliczyć ten podatek (jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT).
Choć operacja jest neutralna podatkowo (podatek naliczony równa się należnemu), brak wykazania importu usług w deklaracji VAT-UE grozi sankcjami karnoskarbowymi. Ponadto, musisz pamiętać, że przychód na kasie fiskalnej musi odpowiadać pełnej kwocie zapłaconej przez klienta, a nie kwocie, którą platforma przelewa na Twoje konto po potrąceniu prowizji.
4. Opakowania jednorazowe i podatek plastikowy (SUP)
W 2026 roku przepisy dotyczące opakowań jednorazowych są jeszcze bardziej rygorystyczne. Opłata pobierana od klienta za plastikowe opakowanie (tzw. dyrektywa SUP) jest integralną częścią ceny towaru.
VAT od opakowania
Pobierając np. 0,25 zł lub 1,00 zł za pojemnik na wynos, musisz doliczyć do tej kwoty VAT. Stawka VAT na opakowanie powinna być taka sama jak na produkt w nim zawarty. Jeśli w pudełku jest makaron (8%), opłata za pudełko również wynosi 8%. Właściwe ewidencjonowanie opłaty SUP jest kluczowe, ponieważ restauracja musi odprowadzać te środki do urzędu marszałkowskiego, a błędy w VAT mogą utrudnić to rozliczenie. Warto postawić na biuro rachunkowe specjalizujące się w rozliczeniach VAT, które doradzi jak prawidłowo klasyfikować takie produkty.
5. Darmowe posiłki dla pracowników i straty w towarze
Jak rozliczać jedzenie, które nie zostało sprzedane? To pytanie zadaje sobie każdy manager.
- Posiłki pracownicze: Jeśli oferujesz pracownikom darmowe posiłki, zazwyczaj powinieneś naliczyć od nich VAT (traktując to jako nieodpłatne przekazanie towarów), chyba że posiłki te mają charakter profilaktyczny/regeneracyjny (wynikający z BHP).
- Straty (tzw. ubytki): Produkty, które się zepsuły lub nie zostały sprzedane i musiały zostać wyrzucone, nie podlegają opodatkowaniu VAT (nie ma dostawy towaru). Musisz jednak posiadać rzetelny protokół strat, aby udowodnić fiskusowi, że towar nie został sprzedany "pod stołem".
❓ Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
1. Czy mogę stosować stawkę 5% na jedzenie na wynos?
Można stosować stawkę 5%, jeśli produkt jest sklasyfikowany jako "gotowy posiłek" (CN 2106), a nie usługa gastronomiczna. Jednak granica jest cienka - jeśli do dania na wynos dołączasz sztućce, serwetki lub oferujesz wybór dodatków, fiskus może uznać to za usługę (8%). Większość bezpiecznych rozliczeń opiera się obecnie na stawce 8%.
2. Jak rozliczyć napiwki doliczone do rachunku kartą?
Jeśli napiwek jest doliczony do rachunku jako "serwis" i widnieje na paragonie, staje się on przychodem restauracji i podlega opodatkowaniu VAT (stawka 8% jako usługa gastronomiczna). Jeśli jest dobrowolny i przekazywany bezpośrednio kelnerowi, nie podlega VAT, ale stanowi przychód pracownika.
3. Czy muszę mieć osobny kod na kasie dla napojów?
Tak. Kasa fiskalna musi wyraźnie rozdzielać produkty wg stawek. Napoje (cola, kawa, herbata) muszą mieć przypisaną stawkę 23%. Łączenie ich pod jedną pozycją z jedzeniem (8%) jest błędem, który najłatwiej wychwycić podczas "tajemniczego klienta" z Urzędu Skarbowego.
Podsumowanie: Bezpieczny biznes to biznes poukładany
Rozliczanie VAT w gastronomii w 2026 roku wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale i sprawnej technologii. Synchronizacja aplikacji do dowozów z drukarką fiskalną oraz rzetelne rozliczanie prowizji zagranicznych to fundamenty, które chronią Cię przed kontrolą. Pamiętaj, że Urząd Skarbowy widzi Twoje obroty w systemie JPK niemal w czasie rzeczywistym.
Nie pozwól, by błędy w stawkach VAT zjadły Twoją marżę.